In dit artikel reflecteer ik terug op de drietal visieontwikkeling sessies die gegeven zijn door mede ABC'ers de afgelopen werken. In de infographic geef ik een visueel overzicht van het proces en de mate van energie en betrokkenheid gedurende de verschillende stappen in het proces. Vervolgens geef ik bij iedere sessie mijn conclusies: Hoe verliep het proces, van waar de mate van energie en betrokkenheid en welke methoden zou ik in het vervolg wel of niet gebruiken.
Energie & Betrokkenheid
Er kan geconcludeerd worden dat de energie en betrokkenheid bij deze sessie ruim voldoende was. Dit door de goede afwisseling van individuele- en groepsonderdelen en een juiste balans in schrijven en tekenen. Met name het tekenen van een scenario uit het raamwerk zorgde voor een toename van de energie en betrokkenheid.
Echter zorgde de laatste stap, het formuleren van de visie, voor een dip in de energie en betrokkenheid gezien deze laatste stap lastig was. De stappen die zijn gezet gedurende de gehele sessie leidde niet vloeiend naar de laatste stap. De stap was te groot waardoor het moeilijk was de visie te formuleren. Je krijgt dan snel situaties dat maar enkele mensen uit de groep zich storten op de visie waardoor het gehele energiepijl en de betrokkenheid daalt.
Tevredenheid over stappen en resultaat
Het werken met de scenarioplanning-methode lijkt mijn een uitstekende manier om een organisatie te helpen een beeld te krijgen van de toekomst. Bovendien zorgt het, door zijn grote verbeeldingskracht, toch voor extra energie en betrokkenheid. Juist omdat men hier zijn creativiteit op los kan laten. Echter is het wel kunst om bij het kiezen van zo een methode, voldoende binding te zoeken met het heden. Wanneer je werkt met de scnearioplanning-methode is hetgeen wat je oplevert (in dit geval de visie) vrij afgestemd op een (verre) toekomst. Dit kan richting geven maar het moet niet een losse, op zichzelfstaand beeld worden van de toekomst. Er moet iets van een binding naar het hier-en-nu in zitten om te zorgen voor richting en binding. Deze binding met het hier in nu miste ik een beetje in deze sessie. Immers, het scenario wat ik uit moest tekenen (hoge mate van technology based learning en lage mate van ondernemerschap) met robots in de klas die alles deden voor de luie studenten is een grappig beeld, maar slaat geen brug naar het hier-en-nu waardoor het nut toch een beetje een vraagteken blijft.
Ook bleek de laatste stap, het formuleren van de visie een lastige. Door deze lastigheid daalt de energie en betrokkenheid en nemen enkele mensen het voortouw om de visie te formuleren. Wat in het vervolg zou helpen is een proces waarin stap voor stap dichter naar het formuleren van een visie wordt toegewerkt, het proces moet gestroomlijnder gaan waardoor de laatste stap niet zo moeilijk is.
Welke technieken ik wel of niet zou gebruiken
Scenarioplanning is een zeer goede methode die ik zeker zou gebruiken. Het prikkelt de verbeeldingskracht en creativiteit en zorgt voor energie en betrokkenheid.
Echter moet de brug naar het hier-en-nu wel duidelijk geslagen worden, anders blijft het nut van de sessie vaag.
Energie & Betrokkenheid
Over het algemeen was de energie bij deze sessie wat aan de lage kant. Dit komt doordat er relatief veel geschreven moest worden tijdens het proces; er waren veel stappen waarbij men individueel op post-its dingen moest noteren, er waren weinig groepsstappen (behalve het delen van wat ieder op de post-it's had geschreven, maar hier stroomt voor mijn gevoel de energie altijd weg) en er werd weinig getekend. Hierdoor nam de energie gedurende de eerste stappen van de sessie af, wat sonde is.
Echter werd er niet zo veel uitgelegd bij de eerste stappen waarom deze gezet werden. Dit leidde er toe leidde dat ik maar deed wat er gezegd werd, maar ik niet wist wat het doel was van de stappen in het licht van het formuleren van de uiteindelijke visie. Dit maakte dat het proces niet echt 'gestroomlijnd' was en waardoor er wat betrokkenheid verloren ging. Het tekenen van het storyboard zorgen wel weer voor energie (dit werkt over het algemeen altijd, kerninzicht). Echter daalde de energie bij mij iets toen de belangrijkste kernwoorden uit de tekeningen werden gehaald, omdat het dan toch vaak is dat diegene die zich het meeste laat horen vooral zijn/haar kernwoorden terug ziet komen. Het hanteren van een punten-geef-systeem zou gewenster zijn omdat dan beter te zien is hoe ieder waarde hecht aan bepaalde kernwaarden.
Bij de COCD-box steeg de energie en betrokkenheid weer omdat het een groepsopdracht is en het model fijn en vlot werkt.
Tevredenheid over stappen en resultaat
Het was een interessant onderwerp en tegelijkertijd een moeilijk onderwerp. De groep blijft veelal hangen in stigma's en aannames over het merk zelf. De groep vergeet wel eens dat de visie voor intern de organisatie is en niet iets wat als marketingtool wordt gebruikt naar de externe omgeving (kerninzicht). Ik denk dat deze problemen aan het begin van de sessie getackeld hadden moeten worden. Wanneer per stap werd uitgelegd hoe dit naar het uiteindelijke doel zou leiden en er meer afwisseling was geweest tussen tekenen, schrijven, individueel en groep, zou het proces voor mij gestroomlijnder naar het formuleren van een nieuwe visie hebben geleid waardoor naar mijn mening een meer diepgaandere visie neergezet zou kunnen worden dan diegene die nu ontwikkeld is.
Het betrekken van de groep tot het laatste moment is van belang, zodat men tot het laatste moment (dit is namelijk waar heel de sessie om draait) betrokken, energiek en positief blijft. Je wil het ''auto die met 150 km/u een grindbak in rijdt' voorkomen (kerninzicht). Naar mijn mening bereik je dit door het gehele proces gestroomlijnder te laten verlopen.
Welke technieken ik wel of niet zou gebruiken
De COCD-box is een geschikt model om in groepsverband af te wegen hoe zwaar zaken wegen ten opzichte van andere zaken. Wel moet de keuze voor de gekozen assen helder zijn. Ook kunnen individuele technieken (zoals de eerste 3 stappen) goed werken, maar moet het nut duidelijk zijn en moeten ze worden afgewisseld met tekenen en groepsopdrachten. Ook zou het helpen als er iets leuks wordt gedaan met het voorlezen van de post-its. Dit is vaak het moment waarop interesse verloren gaat. Wellicht de post-its rouleren zodat ieder van een ander persoon de post-its voorleest zou al veel kunnen schelen in het behouden van een hoog energielevel.
Energie & Betrokkenheid
Ik vond de mate van energie en betrokkenheid bij deze sessie erg sterk. Dit kwam voor mijn gevoel door de volgende keuzes die we expres hadden gemaakt:
- Door de keuze te maken voor een persoonlijke visie voelen de deelnemers direct veel meer betrokkenheid dan bij het creëren van een visie voor een bedrijf waar zij niets mee hebben/niet bij werken. Dan is de laatste stap van een sessie, het formuleren van een visie, toch minder van belang en belangrijk waardoor deze vaak afgeraffeld wordt.
- Deelnemers in het hier en nu brengen door hen over hun jeugd te laten nadenken, waarbij zij persoonlijk konden worden omdat de resultaten niet met de groep gedeeld werden.
- Door de deelnemers staand te laten schrijven op hun poster zorgde dat voor een toename van de energie.
- Een format, wat zorgt dat deelnemers complexe vraagstukken toch eenvoudig kunnen aanvliegen, zorgt voor een toename van de energie en betrokkenheid (kerninzicht).
- Balans vinden in individuele vs. groepsopdrachten en tekenen (70%) vs. schrijf opdrachten (30%).
Tevredenheid over stappen en resultaat
Bovenstaande punten maakt dat ik zeer tevreden ben over de stappen. Ook het invoeren van het puntensysteem is iets waar ik erg tevreden over ben. Hierdoor krijgt iedere deelnemer evenveel inspraak, onafhankelijk van zijn/haar positie binnen in bedrijf of introvert of extrovert karakter. Hierdoor ben je ook in staat om het energie van de groep op peil te houden, in plaats van dat bijvoorbeeld enkele personen het over nemen en de andere personen worden ondergesneeuwd.
Qua resultaat ben ik erg tevreden over de individuele visies die geformuleerd zijn. De gemeenschappelijke visie is uiteraard lastiger, omdat van persoonlijke situaties naar een algemene situatie gaan vaak lastig is. Echter gaf het wel binding en een gevoel van saamhorigheid om in die individuele visies te zoeken naar een gezamenlijke deler. Vandaar dat dit proces geen problemen gaf maar eerder binding.
Welke technieken ik wel of niet zou gebruiken
De bovenstaande opgesomde technieken werkte erg succesvol. Vandaar dat ik deze in het vervolg weer zou toepassen. Het enige wat ik in het vervolg nog zou kunnen aanpassen om ook de slag naar de laatste stap, het formuleren van de visie, niet te groot te maken is dat ik ieder individueel een visie zou kunnen laten maken en dat mensen zouden kunnen stemmen welke zij de beste vinden. Dit om te voorkomen dat enkele mensen heel fanatiek aan de slag gaan met de laatste stap en de rest van de groep passief toekijkt.
Tot zover de reflectie op de drie visie sessies. Verder heb ik ook nog enkele inzichten uit de lessen opgedaan die ik afsluitend nog wil delen:
#1 Primair is de visie voor intern. Als je het te mooi wil maken voor externe doeleinden verlies je mogelijk je eigen mensen.
#2 Je wil dat mensen met positieve gevoelens de visie sessie verlaten. Voorkom dus gediscussieerd voor de eindvisie aan het einde van een workshop. Bedenk hier iets voor. Bijvoorbeeld een pauze inlassen en maar twee mensen aan de slag laten gaan die die twee kampen vertegenwoordigen. Aan het einde streven naar 'kun je er mee leven' in plaats van 'ben je het er mee eens'. Anders voelt het als een grindbak aan het einde van de snelweg. Discussie zorgt voor het wegvloeien van energie.
#3 Vaak zijn er in een sessie veel abstracte termen waar ieder een andere perceptie van kan hebben. Dit bemoeilijkt het proces en kan voor discussie zorgen of het kan ervoor zorgen dat mensen elkaar niet begrijpen omdat ze langs elkaar af communiceren. Maak vage waarden concreet door afbeeldingen, personen of 'het zou fantastisch zijn als...'
#4 De poster die is gebruikt bij visiesessie III zou ook gebruikt kunnen worden om in de problemfindingfase te toetsen hoe een bepaalde leeftijdsgroep tegen de wereld en tegen het leven aankijkt.
#5 Energie en enthousiasme zorgt voor goede resultaten. Toets de visie aan de energie. Zorgt de visie voor een 1 of een 10 aan energie?
#6 Scenarioplanning werkt goed om je eindpunt/utopie te bepalen. Kijken welke factoren daarbij horen en daartoe leiden is een cruciale stap.
#7 Wanneer woorden tijdens de sessie veel terug komen, noteer die dan en maak ze concreet (zie punt #3)
#8 Van een visualisatie van de visie gaan naar een visie in woorden is lastig, het vinden van de goede woorden is moeilijk.
#9 Visualiseren en tekenen helpt om op nieuwe inzichten/woorden/insights voor de visie te komen.
#10 Visie moet geen opsomming zijn van waarden. Het moet uitdagend zijn, dat zorgt voor binding. Ook al is het een team met verschillende achtergronden.
#11 Richt het proces van de sessie zo in dat je nauwelijks hoeft uit te leggen. Je tools moeten voor zich spreken.
Reactie schrijven
Wouter (vrijdag, 30 maart 2018 19:22)
Hi Lisa,
De dip in de energie bij het formuleren van de visie is ook iets dat ik heb gemerkt in de workshops. Ik ben het met je eens dat het streven naar een gestroomlijnder proces in dit geval een oplossing zou kunnen zijn. Op deze manier verlaat je de sessie ook niet met een laag energieniveau of een negatief gevoel. Top dat je voor iedere sessie een overzicht hebt gemaakt, dit maakt het voor mij als lezer heel duidelijk. Mooi dat jullie tijdens de eigen sessie gekozen hebben voor een persoonlijke visie, dit heeft er volgens mij voor gezorgd dat er veel energie in de sessie zat (ik zat aan de tafel ernaast en heb behoorlijk wat meegekregen ;-). De balans tussen schrijven en visualiseren is erg belangrijk zoals je noemt, iets waar ik in mijn eigen workshops ook tegen aan liep. Mooie blog!
Sjoerd (dinsdag, 03 april 2018 19:20)
Ten eerste heel goed dat je voor elke sessie een duidelijk overzicht (infographic) hebt weten te maken, dit is een goede opvulling voor de vele tekst die naast de foto's staan ;). Ik vind de stukken waarin je de tevredenheid per sessie aangeeft goed, die je aanvult met welke technieken jij wel of niet zou gebruiken. Dit geeft een helder overzicht van de manier waarop jij denkt een visiesessie juist te faciliteren. Je zou hier in het vervolg ook nog even in kunnen meenemen welke achterliggende gedachten de desbetreffende facilitatoren zouden hebben om bepaalde technieken te gebruiken, dit geeft je een bredere kijk.
Met je inzichten ben ik het volledig eens. Een sessie moet vooral luidt en duidelijk zijn, van begin tot eind met de mogelijkheid tot creativiteit. Je laatste punt, het inrichten van een sessie dat die vrijwel voor zichzelf spreekt vindt ik een goede om mee te nemen mocht ik nog eens deelnemen aan een dergelijke sessie. Goede omschrijving in het algemeen!
Janneke Vermeer (vrijdag, 20 april 2018 12:44)
Lieve Lisa,
Ik dacht ik zal deze blog is gaan lezen. Ik heb tevens dezelfde sessies gevolgd als jij en ik was benieuwd hoe jij ze had ervaren. Tevens hadden we samen met Chris een visieontwikkelings sessie gefaciliteerd.
Ten eerste mijn complimenten over de opmaak. Het ziet er netjes en verzorgd uit wat het lezen erg aantrekkelijk maakt. Ik merk dat we het er erg overeens zijn over wat we fijn vonden zoals de break zodra de energie lager werd en het creatief bezig erg goed werkt om een visie te ontwikkelen. Ik heb eigenlijk niks op te merken aan je blog aangezien het alle methodes duidelijk worden uitgelegd. Tevens staat er steeds een goede onderbouwing bij waarom bepaalde keuzes zijn gemaakt en wat jouw mening hierover was.
Liefs,
Janneke Vermeer
Niels de Koning (vrijdag, 20 april 2018 23:58)
Hey Lisa,
Ik merk aan je manier van schrijven dat je een aantal leuke en leerzame sessies heb mee mogen maken. Ik heb dan wel niet in je groepje mogen zitten maar juist daarom dacht ik dat het leuk zou zijn om jouw blog hier over mee te krijgen.
Puur op het oppervlakkige gedeelte wil ik je al complimenteren! je hebt gekozen voor een orderlijke manier van werken en schrijven, alles ziet er netjes uit en het is overzichtelijk.
Iets meer op de inhoud: voor de eerste en tweede sessie heb je zelf niet mee mogen faciliteren en het is goed om te zien dat je zo ongelooflijk veel van alleen al deelnemen hebt kunnen oppikken. vooral het stukje "welke technieken zou ik wel of niet gebruiken" heb ik even goed doorgelezen XD.
In de laatste week heb je al die technieken mogen uitproberen in je eigen sessie. Het feit dat je kan beargumenteren welke keuzes je hebt gemaakt bij het opstellen van je sessie (70% tekenen en 30% schrijven) toont ook van een goed voorbereide sessie. Die zoals je zelf ook al aangaf een groot succes was.
Mijn complimenten voor het schrijven, het was ook leuk om te lezen :).